Rozporządzenie Ministra Finansów w sprawie kas rejestrujących

Omówienie proponowanych zmian

W skrócie

Projekt to nowe rozporządzenie w sprawie kas rejestrujących, wydawane na podstawie art. 111 ust. 7a i art. 145a ust. 15 ustawy o VAT w nowym brzmieniu. Ma zastąpić rozporządzenie z 2019 r., które zachowuje moc nie dłużej niż do 30 czerwca 2025 r. Projekt w większości powiela dotychczasowe rozwiązania. Dostosowuje je do e-⁠paragonów, w tym przekazywanych przez „HUB paragonowy”, i skraca kilka terminów, co według uzasadnienia ma uszczelnić system podatkowy.

Najważniejsze zmiany

• Przepisy umożliwiają wystawianie paragonów fiskalnych (i faktur) w postaci elektronicznej z kas online, za zgodą nabywcy i w uzgodniony z nim sposób, także przez system teleinformatyczny Szefa KAS („HUB paragonowy”), bez podawania danych osobowych nabywcy.
• Termin zgłoszenia naczelnikowi urzędu skarbowego utraty kasy w wyniku kradzieży skrócono z 5 do 3 dni od powzięcia informacji (§ 10).
• Termin złożenia protokołu z odczytu pamięci fiskalnej wraz z wnioskiem o wyrejestrowanie kasy przy zakończeniu pracy kasy lub działalności skrócono z 5 do 3 dni (§ 32 ust. 2 pkt 3 dla kas online i § 35 pkt 3 dla kas starego typu). Skrócono też z 5 do 3 dni termin złożenia wniosku o wyrejestrowanie po odczycie laboratoryjnym kasy online (§ 33). Dla kas starego typu w tym przypadku pozostaje 5 dni od otrzymania kopii protokołu (§ 36).
• Skrócono terminy w obszarze serwisu: z 14 do 7 dni na przekazanie ministrowi informacji o schemacie organizacyjnym serwisu (§ 38 ust. 2), z 7 do 3 dni na zgłoszenie danych dotyczących kasy po fiskalizacji (§ 41) oraz z 5 do 3 dni na aktualizację zgłoszenia po zmianie podmiotu prowadzącego serwis (§ 54).
• Termin podjęcia serwisu od zgłoszenia żądania przez podatnika skrócono z 48 do 24 godzin, chyba że dokonano innych ustaleń z podatnikiem (§ 52).
• Przy kasach bezobsługowych w szczególnych przypadkach paragonu nie trzeba przekazywać, jeśli dane (m.in. numer unikatowy, NIP, data, numer paragonu, wartość brutto, podatek należny, forma płatności) są pokazane na wyświetlaczu przez co najmniej 30 sekund albo do rozpoczęcia kolejnej sprzedaży (§ 12).
• Z ośmiu załączników zmieniono tylko załącznik nr 1 (wzór zasad prowadzenia ewidencji i oświadczenia), uzupełniając go o e-⁠paragon i sposób jego wydawania; przepisy o przeglądach technicznych, przedłużeniu terminów w razie powodzi (o 30 dni) i przejściowe są powtórzeniem dotychczasowych.

Kogo dotyczy

• Podatnicy prowadzący ewidencję sprzedaży przy użyciu kas online
• Podatnicy używający kas z elektronicznym lub papierowym zapisem kopii (kasy starego typu)
• Podmioty prowadzące serwis główny i serwis kas rejestrujących oraz serwisanci
• Producenci kas rejestrujących
• Naczelnicy urzędów skarbowych i Szef KAS (jako odbiorcy zgłoszeń i dokumentów)

Potencjalne skutki praktyczne

Dla większości podatników zasady ewidencjonowania pozostają bez zmian, a e-⁠paragon staje się dopuszczoną formą dokumentu obok papierowego. Skrócenie terminów (głównie z 5 do 3 dni, a dla serwisu z 48 do 24 godzin) wymaga szybszego reagowania na kradzież kasy, zakończenie jej pracy lub działalności oraz od podmiotów serwisowych. Uzasadnienie nie przedstawia szacunków kosztów dla przedsiębiorców; wskazuje, że projekt nie zmienia kryteriów technicznych kas, a jego celem jest ograniczenie nieprawidłowości w rozliczaniu VAT i nieuczciwej konkurencji.

Wejście w życie

1 lipca 2025 r. (§ 60 projektu); dotychczasowe rozporządzenie z 2019 r. zachowuje moc nie dłużej niż do 30 czerwca 2025 r.

Omówienie przygotowane z pomocą AI na podstawie dokumentów: PR parafa - 25.04.2025 Uzasadnienie do rozporządzenia w sprawie kas.pdf. Sprawdzone przez redakcję 23 października 2026.