Rozporządzenie Ministra Finansów w sprawie kas rejestrujących mających postać oprogramowania

Omówienie proponowanych zmian

W skrócie

Projekt rozporządzenia wydawanego na podstawie art. 111b ust. 3 pkt 2 ustawy o VAT zastępuje dotychczasowe rozporządzenie o kasach rejestrujących mających postać oprogramowania (tzw. kasach wirtualnych), ponieważ pośrednio wygasła delegacja ustawowa po wejściu w życie ustawy z 26 maja 2023 r. Według uzasadnienia dostosowuje on przepisy do możliwości wydawania e-⁠paragonów, w tym przez „HUB paragonowy”, skraca niektóre terminy powiadomień i na stałe wprowadza zasady na wypadek klęski żywiołowej. Wymagania techniczne z załącznika nr 1 pozostają co do zasady bez zmian.

Najważniejsze zmiany

• Podatnicy będą mogli wystawiać paragony fiskalne w postaci papierowej lub elektronicznej (e-⁠paragon), po uzgodnieniu formy z nabywcą, w tym przez system Szefa KAS („HUB paragonowy”), bez podawania danych osobowych nabywcy.
• Termin na powiadomienie naczelnika urzędu skarbowego o utracie kasy wynosi nie później niż 3 dni od powzięcia informacji o utracie (uzasadnienie wskazuje, że termin skrócono w stosunku do obecnych regulacji); przy kradzieży do powiadomienia dołącza się potwierdzenie zawiadomienia organu ścigania.
• Termin na złożenie wniosku o wyrejestrowanie kasy skrócono z 5 dni do 3 dni od wystawienia raportu fiskalnego rozliczeniowego, a awarię związaną z błędem weryfikacji danych w bazie kasy zgłasza się niezwłocznie, nie później niż w ciągu 24 godzin od jej stwierdzenia.
• Nowy § 21 na stałe przewiduje wydłużenie do 30 dni terminów powiadomień naczelnika urzędu skarbowego dla podatników poszkodowanych w rozumieniu ustawy o szczególnych rozwiązaniach związanych z usuwaniem skutków powodzi, mających na terenie klęski siedzibę, zarząd lub miejsce zamieszkania i prowadzących tam działalność.
• Zwroty, uznane reklamacje i oczywiste pomyłki korygowane są w odrębnej ewidencji poza kasą (a w przypadku e-⁠paragonu wpisuje się jego numer i numer unikatowy kasy); ewidencja zwrotów może zawierać notatkę służbową lub protokół z nabycia sprawdzającego zamiast protokołu przyjęcia zwrotu.
• Potwierdzenie Prezesa GUM dla kas wirtualnych wydaje się na 5 lat, a każda zmiana w kasie po uzyskaniu potwierdzenia wymaga przed wprowadzeniem nowego potwierdzenia; certyfikaty kas są ważne co najmniej 5 lat i nie dłużej niż 10 lat.
• Doprecyzowano § 8 pkt 11 załącznika nr 1: numer fabryczny kasy jest jednocześnie jej numerem unikatowym (numer składa się z trzyliterowego prefiksu i 10 cyfr), a kasa przesyła dane do CRK nie rzadziej niż co 2 godziny.

Kogo dotyczy

• Podatnicy ewidencjonujący sprzedaż na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej przy użyciu kas mających postać oprogramowania (kas wirtualnych)
• Producenci kas mających postać oprogramowania (certyfikaty, numery unikatowe, wnioski o potwierdzenie)
• Podatnicy poszkodowani przez powódź, prowadzący działalność na terenie objętym klęską żywiołową
• Podatnicy używający kas o zastosowaniu specjalnym, w tym w urządzeniach do automatycznej sprzedaży
• Naczelnicy urzędów skarbowych i Prezes Głównego Urzędu Miar (obsługa powiadomień, wniosków o wyrejestrowanie i potwierdzeń)

Potencjalne skutki praktyczne

Firmy korzystające z kas wirtualnych będą mogły wydawać e-⁠paragony, a nie tylko paragony papierowe, pod warunkiem uzgodnienia formy z nabywcą. Skrócone terminy (3 dni na zgłoszenie utraty kasy i złożenie wniosku o wyrejestrowanie, 24 godziny na zgłoszenie awarii) wymagają sprawniejszego reagowania na zdarzenia dotyczące kasy; według uzasadnienia ma to zdyscyplinować podatników i przyspieszyć działania organów. Zwroty, reklamacje i oczywiste pomyłki nadal ewidencjonuje się poza kasą, z uwzględnieniem e-⁠paragonów. Uzasadnienie nie podaje szacunków kosztów dla przedsiębiorców; wskazuje jedynie, że uszczelnienie systemu poprawi warunki prowadzenia działalności i ograniczy nieuczciwą konkurencję.

Wejście w życie

1 lipca 2025 r. (§ 30 projektu); uzasadnienie wskazuje, że w tym samym czasie wejdzie w życie odrębne rozporządzenie określające grupy podatników, w odniesieniu do których możliwe jest używanie kas.

Omówienie przygotowane z pomocą AI na podstawie dokumentów: PR parafa - Uzasadnienie kasy wirtualne 25 04 2025.docx. Sprawdzone przez redakcję 23 października 2026.