Rozporządzenie Ministra Finansów i Gospodarki zmieniające rozporządzenie w sprawie przypadków i trybu zwrotu podatku od towarów i usług przedstawicielstwom dyplomatycznym, urzędom konsularnym, członkom personelu tych przedstawicielstw i urzędów, a także innym osobom zrównanym z nimi na podstawie ustaw, umów lub zwyczajów międzynarodowych.

Omówienie proponowanych zmian

W skrócie

Projekt dostosowuje rozporządzenie o zwrocie VAT dyplomatom do obligatoryjnego Krajowego Systemu e-⁠Faktur (KSeF), który będzie stosowany zasadniczo od 1 lutego 2026 r. Zgodnie z celem projektu do wniosku o zwrot zamiast faktur będzie podawać się numery faktur ustrukturyzowanych z KSeF. Zniesiony ma zostać obowiązek stemplowania i dziurkowania faktur przez urząd skarbowy, a obowiązek informowania o fakturze korygującej po zwrocie towaru przejdą ze sprzedawców na nabywców.

Najważniejsze zmiany

• W § 4 ust. 2 dodany zostaje pkt 3: wniosek o zwrot VAT ma zawierać numery identyfikujące w KSeF faktur wystawionych przy nabyciu towarów lub usług (numery faktur ustrukturyzowanych).
• Wykreślony zostaje pkt 3 w § 4 ust. 3, więc co do zasady do wniosku nie trzeba będzie dołączać faktur.
• Jeśli we wniosku nie podano numerów faktur ustrukturyzowanych, dla faktur papierowych trzeba dołączyć faktury albo uwierzytelnione kserokopie (jeśli faktury dołączono do wniosku o zwrot podatku akcyzowego) – projektowany § 4 ust. 3a pkt 1.
• Dla faktur elektronicznych (w dowolnym formacie), gdy nie podano numerów z KSeF, faktury trzeba przesłać lub udostępnić naczelnikowi urzędu skarbowego w dniu złożenia wniosku, np. mejlem – projektowany § 4 ust. 3a pkt 2.
• Usunięty zostaje obowiązek ostemplowania pieczęcią urzędu skarbowego i przedziurkowania faktur dołączonych do wniosku (usunięcie ust. 4 i zmiana ust. 5 w § 5); według uzasadnienia czynności te są nadmierne wobec możliwości kontrolnych organów podatkowych.
• W § 6 ust. 1 przedstawicielstwa, urzędy i członkowie personelu będą zobowiązani poinformować naczelnika urzędu skarbowego o otrzymanej fakturze korygującej i zwrocie kwoty podatku przez sprzedawcę (np. po reklamacji); obecnie taki obowiązek informacyjny ciąży na sprzedawcach.
• Przepisy przejściowe (§ 2): do wniosków za pierwszy kwartał 2026 r. stosuje się nowe przepisy, a do wniosków za okresy kwartalne przypadające przed 1 stycznia 2026 r. – przepisy dotychczasowe.

Kogo dotyczy

• Przedstawicielstwa dyplomatyczne i urzędy konsularne
• Przedstawicielstwa określonych organizacji międzynarodowych
• Członkowie personelu przedstawicielstw i urzędów dyplomatycznych oraz konsularnych (osoby fizyczne)
• Inne osoby zrównane z nimi na podstawie ustaw, umów lub zwyczajów międzynarodowych
• Naczelnicy urzędów skarbowych rozpatrujący wnioski o zwrot VAT
• Sprzedawcy (zniesienie obowiązku informacyjnego dotyczącego zwrotu towaru)

Potencjalne skutki praktyczne

Wnioskodawcy będą mogli co do zasady ograniczyć się do podania numerów faktur z KSeF, bez dołączania dokumentów; papierowe i elektroniczne faktury spoza KSeF będą nadal wymagały dołączenia lub przesłania. Po zwrocie towaru sprzedawcy odpowiedzialność za poinformowanie urzędu o fakturze korygującej przejmą podmioty uprawnione do zwrotu, które mają też obowiązek zwrócić urzędowi kwotę VAT, jeśli zwrot już nastąpił. Według uzasadnienia projekt nie wpłynie negatywnie na mikroprzedsiębiorców oraz małych i średnich przedsiębiorców.

Wejście w życie

Rozporządzenie ma wejść w życie z dniem następującym po dniu ogłoszenia; nowe przepisy mają być stosowane do wniosków za pierwszy kwartał 2026 r. (składanych najwcześniej w kwietniu 2026 r.).

Omówienie przygotowane z pomocą AI na podstawie dokumentów: Uzasadnienie - dyplomaci.docx. Sprawdzone przez redakcję 23 października 2026.