Rozporządzenie Ministra Finansów i Gospodarki zmieniające rozporządzenie w sprawie zwrotu podatku od towarów i usług niektórym podmiotom.

Omówienie proponowanych zmian

W skrócie

Projekt zmienia rozporządzenie w sprawie zwrotu VAT niektórym podmiotom (z UE i z państw trzecich), aby dostosować je do obligatoryjnego Krajowego Systemu e-⁠Faktur (KSeF), stosowanego zasadniczo od 1 lutego 2026 r. Zamiast ogólnego obowiązku dołączania faktur do wniosku o zwrot, podmioty mają podawać numery faktur w KSeF, a faktury przesyłać lub dołączać tylko wtedy, gdy numerów nie podano. Zdaniem autora projektu jest to uzasadnione wprowadzeniem obligatoryjnego e-⁠fakturowania i możliwością udostępniania faktur z KSeF w różnej postaci.

Najważniejsze zmiany

• Podmiot uprawniony z państwa członkowskiego UE, którego zakupy udokumentowano fakturami z KSeF, przesyła wraz z wnioskiem, za pośrednictwem administracji podatkowej państwa siedziby, informację o numerach identyfikujących te faktury w KSeF, o ile posiadają taki numer (projektowany § 6 ust. 5).
• Jeśli podmiot z UE nie poda numerów KSeF, musi przesłać za pomocą środków komunikacji elektronicznej kopię (odwzorowanie) faktur papierowych (projektowany § 6 ust. 5a) albo faktury elektroniczne (projektowany § 6 ust. 5b).
• Podmiot uprawniony z państwa trzeciego podaje we wniosku numery faktur w KSeF, o ile posiadają taki numer (projektowany § 7 ust. 4a); odpowiednie zmiany wprowadzono w załączniku nr 2 (odnośniki 1 i 2 w części 11).
• Gdy podmiot z państwa trzeciego nie poda numerów KSeF, dołącza do wniosku faktury papierowe (projektowany § 7 ust. 4b pkt 1) albo przesyła lub udostępnia faktury elektroniczne naczelnikowi urzędu skarbowego w dniu złożenia wniosku, np. e-⁠mailem (projektowany § 7 ust. 4b pkt 2); zmiany ujęto też w objaśnieniach do wniosku w załączniku nr 2.
• Według przepisów przejściowych (§ 2) do wniosków za okresy przed 1 stycznia 2026 r. stosuje się przepisy dotychczasowe, a do wniosków za okresy od 1 stycznia 2026 r., składanych od dnia wejścia w życie rozporządzenia, przepisy w nowym brzmieniu.
• Do wniosków za okresy od 1 stycznia 2026 r. złożonych przed wejściem w życie rozporządzenia stosuje się przepisy dotychczasowe (§ 2 ust. 3); w takim przypadku podmiot z UE przesyła elektronicznie kopie faktur papierowych i faktury elektroniczne, a podmiot z państwa trzeciego dołącza faktury papierowe oraz przesyła lub udostępnia naczelnikowi urzędu skarbowego faktury elektroniczne.
• Pozostałe zmiany mają charakter techniczny i dostosowujący; brzmienie projektu odpowiada rozporządzeniu Ministra Finansów i Gospodarki z 25 marca 2026 r. (Dz. U. z 2026 r. poz. 430) dotyczącemu zwrotu VAT przedstawicielstwom dyplomatycznym i urzędom konsularnym.

Kogo dotyczy

• Podmioty uprawnione do zwrotu VAT z państw członkowskich Unii Europejskiej
• Podmioty uprawnione do zwrotu VAT z państw trzecich
• Sprzedawcy towarów i usług wystawiający faktury w KSeF takim nabywcom (pośrednio, w zakresie udostępniania faktur poza KSeF z kodami QR)
• Naczelnicy urzędów skarbowych przyjmujący faktury od podmiotów z państw trzecich

Potencjalne skutki praktyczne

Podmioty uprawnione będą mogły we wniosku o zwrot wskazywać numery faktur z KSeF zamiast dołączać same faktury; dokumenty trzeba będzie przesyłać lub dołączać dopiero wtedy, gdy numerów nie podano, w zależności od postaci faktury (papierowa lub elektroniczna). Według uzasadnienia wniosek złożony na podstawie przepisów dotychczasowych (bez numerów KSeF, z kopiami faktur papierowych) umożliwia otrzymanie zwrotu także na podstawie przepisów znowelizowanych. Autor projektu wskazuje, że przepisy nie wpłyną negatywnie na mikroprzedsiębiorców oraz małych i średnich przedsiębiorców.

Wejście w życie

Proponuje się wejście w życie z dniem następującym po dniu ogłoszenia; konkretna data nie jest podana w dokumentach.

Omówienie przygotowane z pomocą AI na podstawie dokumentów: PR parafa - Uzasadnienie - VAT Refund.docx. Sprawdzone przez redakcję 23 października 2026.